Intranet ja digitaalinen työympäristö | Global Voicelink GVL Oy

Intranet saa eri organisaatioissa erilaisia tehtäviä ja rooleja. Viime vuosina monet viestinnälliset intranetit ovat laajentuneet digitaalisiksi työympäristöiksi tietotyön ja vuorovaikutuksen mahdollistavien ominaisuuksien ansiosta.

Tämän hetken intranetin arkkityyppejä onkin kaksi: viestinnällinen intranet ja digitaalinen työympäristö.

Lisäksi ”sisäinen some” vahvistaa asemiaan organisaation jaetun oppimisen ja työn koordinaation välineenä.

Määrittelen kyseistä termistöä seuraavasti:

 

Intranet

Intranet on organisaation sisäinen verkkopalvelu. Intranetin perustehtäviä ovat työnantajan toimintatapojen ja ohjeistojen välittäminen henkilöstölle sekä virallinen sisäinen viestintä. Intranet on usein myös keskeinen sisäisen digitaalisen työskentelyn aloituspiste, joka esimerkiksi linkittää muihin järjestelmiin ja tietokantoihin.

 

Viestinnällinen intranet

Intranet, joka keskittyy yksisuuntaisesti ja massaviestintämäisesti ajankohtaisviestintään sekä työnantajan tuottaman tiedon jakeluun. Kaikkien intranetien ydin.

Teknisiltä ominaisuuksiltaan konsepti vastaa hyvin pitkälti julkista verkkosivustoa eli viestinnällinen intranet sisältää dynaamista sisältöä kuten uutisia ja tapahtumailmoituksia, sekä kiinteää sisältöä kuten selailtavia verkkosivuja, kuvia, videoita, liitedokumentteja sekä linkkejä.

Viestinnällinen intranet voidaan käytännössä toteuttaa millä tahansa sisällönhallintajärjestelmällä (CMS; esim. WordPress, Episerver, Drupal). Nykyaikaiset viestinnälliset intranet ovat responsiivisia ja visuaalisia. Usein sisällön tuottaa ja sitä ylläpitää sovitut henkilöt; sisällöntuotannon malli on usein massaviestintämäinen ”muutamilta massoille”.

Viestinnällinen intranet on relevantti intranetin muoto organisaatiolle, jossa on paljon sinikaulustyöntekijöitä. Syynä ovat kustannukset. Vuorovaikutteisuuden ja tietotyön mahdollistavat alustojen lisenssimalli perustuu usein käyttäjien määrään. Sinikaulustyöntekijät eivät (vielä) tarvitse työssään tietotyön vaatimia monensuuntaisen vuorovaikutuksen mahdollistavia digitaalisia työvälineitä, joten heille ei ole kustannustehokasta ostaa näitä lisenssejä. Työnantaja säästää lisenssikustannuksissa, kun intranet toteutetaan CMS-järjestelmällä, jossa on korkeintaan installaation kokoon suhteutetut lisenssit – jos lisenssimaksuja ollenkaan.

Useimmissa sisällönhallintajärjestelmissä on myös kehittyneet monikielisyysominaisuudet, mikä on erittäin relevantti suurten kansainvälisten yritysten konteksteissa tehostamassa sisällöntuotantoa.

 

Sosiaalinen intranet

Sosiaalinen intranet on viestinnällinen intranet 2.0. Sosiaalisessa intranetissä kaikki käyttäjät ovat läsnä omana itsenään ja joissa on mahdollisuuksia käyttäjien vuorovaikutukseen.

Käyttäjien läsnäolo tarkoittaa kaikista käyttäjistä muodostuvia henkilöprofiileja ja sitä, että henkilö yhdistyy aina tuottamaansa sisältöön. (Vrt. viestinnällinen intranet, jossa kärkenä on joukkoviestintämäinen sisältö, ei viestinnän tekijät.) Sosiaalisessa intranetissä ei voi olla törmäämättä toisten käyttäjien profiilikuviin: niitä on kommenttien ja tykkäysten yhteydessä, blogijulkaisuissa, keskustelupalstoilla, yhteystiedoissa jne.

Mahdollisuudet käyttäjien vuorovaikutukseen eivät sosiaalisessa intranetissä ole vielä digitaalisen työympäristön tai ESN:n (enterprise social networking, sisäinen ”some”) tasolla. Tyypillisiä vuorovaikutuksen tapoja sosiaalisessa intranetissä on kommentointi, tykkääminen, ”shoutbox”, minikyselyihin (poll) vastaaminen, blogiartikkelien julkaisu ja oman henkilöprofiilin päivittäminen.

Monista CMS-alustoista löytyy valmiita ominaisuuksia yksinkertaisten sosiaalisten ominaisuuksien, kuten tykkäämisen, toteuttamiseen.

 

“Sisäinen some”, ESN, enterprise social networking

ESN:lle ei ole suomen kielessä hyvää vakiintunutta termiä. Synonyymeinä käytetään mm. ryhmäkeskusteluväline, sosiaalinen vuorovaikutuskanava, sisäinen sosiaalinen media, ”sisäinen some” – tai järjestelmän nimeä.

ESN mahdollistaa käyttäjien monensuuntaisen vuorovaikutteisen viestinnän, tiedon jakamisen ja työn koordinoinnin. Keskusteluryhmiä hyödynnetään erityisesti toimistojen ja toimipaikkojen sisäiseen arkiseen viestintään sekä tehtäväroolikohtaisten tai poikkiorganisaation asiantuntijaryhmien osaamisen jakamiseen.

Sisäisen somen järjestelmiä ovat mm. Microsoft Yammer, Workplace by Facebook, Slack, Google G+, Atlassian Stride.

ESN:ää ei tule sekoittaa pikaviestimeen (instant messaging), sillä toisin kuin pikaviestimessä, ESN:ssä keskustelu jää talteen esimerkiksi keskusteluryhmiin. Käyttäjä voi palata niihin haluamanaan ajankohtana.

Sisäinen some vahvistaa asemiaan organisaation jaetun oppimisen ja työn koordinaation välineenä. Se myös laajenee sisäiseksi hubiksi, jonne automatisoidaan herätteitä muista järjestelmistä.

Joissain organisaatioissa sisäinen some on ohittanut perinteisen intranetin merkityksessä; sisäinen some voi olla ensisijainen virallisen sisäisen viestinnän kanava ja sisäisen digitaalisen työskentelyn aloituspiste. Sisäinen some ei kuitenkaan toteuta yhteisten kiinteiden tietojen jakelutarvetta organisaatiossa; se on vain dynaamisen tiedon hubi.

 

Digitaalinen työympäristö

Digitaalisella työympäristöllä tarkoitetaan alustaa tai alustoja, joiden avulla organisaation työntekijät hallitsevat ja jakavat tietoa sekä osaamista, viestivät ja työskentelevät projekteissa, yksiköissä ja ryhmissä.

Digitaalinen työympäristö on usein lähinnä tietotyöläisten tarvitsema ”digitaalista perusinfraa” dokumenttien yhteismuokkaamiseen ja jakeluun sekä työn koordinointiin ja viestintään. Yhä useammin näitä työkaluja ja tallennustilaa käytetään pilvestä. Digitaalinen työympäristö korvaa osittain muuta perusinfraa kuten sähköpostiviestittelyä ja tiedostojen jakoa verkkolevyillä.

Kapeimmillaan digitaalinen työympäristö on ryhmätyötilat, tiimityötilat, projektityötilat ja/tai wikit. Ryhmätyötilat mahdollistavat tietotyön tekemisen ja informaation jakamisen tiimeissä, yksiköissä ja projekteissa, korvaten tiedostojen jaon verkkolevyillä. Työtiloihin liittyy usein myös muuta vuorovaikutusmahdollisuutta kuten kommentointi tai keskusteluvirta.

Ryhmätyötilat voivat olla luonteva osa intranetiä, jolloin ryhmätyötilat ja intranet yhdessä muodostavat digitaalisen työympäristön ytimen. Ryhmätyötilat voivat olla toteutettu myös viestinnällisen tai sosiaalisen intranetin rinnalla, toisella järjestelmäalustalla. Usein näin onkin silloin, jos digitaalinen ryhmätyöskentelyväline tarvitaan vain osalle henkilöstöä.

Digitaaliseen työympäristöön kuuluu usein myös muut käytössä olevan ekosysteemin sovellukset kuten ESN-väline.

Merkittävimmät digitaalisen työympäristön ekosysteemit ovat Microsoft Sharepoint ja Microsoft Office 365 -pilvipalvelu Office-toimisto-ohjelmistoineen ja Google G Suite -pilvikokonaisuus pilvitoimisto-ohjelmistoineen. Muita ovat mm. IBM-tuoteperhe sisältäen mm. Connectionsin ryhmätyöskentelyyn ja dokumenttien jakoon; avoimen lähdekoodin sovellukset; sekä Atlassianin tuoteperhe sisältäen mm. Confluencen, Striden ja Jiran.

Näiden tuotteiden siirtyminen pilveen on vahvassa vauhdissa. (Toki Google G Suite on ollut aina pilvessä.) Tuoteperheet koostuvat useista sovelluksista, kukin tiettyyn käyttötarkoitukseen. Sovellukset ovat hyvin työkalumaisia (lähinnä vain ulkoasullisesti modifioitavissa asiakaskohtaisiksi) ja niihin on usein tarjolla sovelluskohtaiset mobiiliapplikaatiot.

Laajasti käsitettynä digitaaliseen työympäristön osaksi voidaan laskea kuuluvaksi myös mm. perinteinen intranet ja sisäinen some, dokumenttienhallintajärjestelmiä, toiminnanohjausjärjestelmiä, tiedostonjakopalveluita, asianhallintajärjestelmiä, jne. jopa CRM.

 

Sähköinen työpöytä

Sähköinen työpöytä on intranetin tai digitaalisen työympäristön erityistapaus. Sähköinen työpöytä on näkymä, joka kerää kyseiselle käyttäjälle relevanttia tietoa ja informaatiota useista intranetin ulkopuolisista järjestelmistä ja tietokannoista.

Ideana on, että käyttäjä saa yhdellä silmäyksellä – siis yhdellä näyttöalalla – hänelle personoidun yleiskatsauksen ajankohtaisista asioista, reagointia vaativista asioista sekä hänen työssään tarvitsemat linkit ja tiedot. Lisäksi useimmiten tavoitellaan sitä, että käyttäjä voi itse liikutella työpöydän moduuleja.

Työpöytä voi olla myös profiloitu, toimitettu, näkymä tietylle käyttäjäryhmälle, tehtäväroolille tai prosessille, esimerkiksi ”Myyjän työpöytä”.

Voidaan puhua myös portaalietusivusta. Työpöydät tehdään useimmiten portaalituotteille, joista mainittakoon tyypillisimpänä Liferay.

Useimmiten tällainen sähköinen työpöytä on märkä uni 2000-luvun alusta.

Modernimpi versio sähköisestä työpöydästä on muista järjestelmistä saatavien notifikaatioiden feedaaminen (joko käyttäjän sähköpostiin tai) käyttäjän aktiviteettivirtaan sisäisen somen tai ryhmätyöskentelyn välineessä.

Global VoiceLink GVL Oy

Läkkisepäntie 11, 00620 HELSINKI
(09) 41 500 500

Tilaa uutiskirje

Evästekäytäntö

Sivusto hyödyntää sivuston käytön analysoimisessa esimerkiksi Google Analytics -analyysipalvelua. Sivusto myös saattaa hyödyntää evästeitä eli käyttäjän tietokoneeseen tallennettavia pieniä ekstitiedostoja palvelun istunnon hallitsemisessa ja kävijäseurannassa. Evästeet eivät vahingoita käyttäjän tietokonetta ja halutessasi voit kytkeä evästeet pois päältä selaimesi asetuksista. Evästeiden käytön estäminen voi kuitenkin vaikuttaa sivuston käyttöön.

Lisäksi sivustolla on linkkejä kolmannen osapuolen palveluihin (mm. YouTube, Twitter, LinkedIn, Facebook, iWiki). Siirryttäessä kolmannen osapuolen sivustoille, saattavat kyseiset sivustot kerätä käyttäjätietoja omien ehtojensa mukaisesti.