SharePoint | Global Voicelink GVL Oy


Jos organisaatiossanne on käytössä Office 365, ja tarkoitus olisi ottaa käyttöön myös sen ryhmätyövälineet, et varmaankaan ole voinut välttyä erilaisten käsitteiden ja vaihtoehtojen sekamelskalta. Microsoft rummuttaa todella vahvasti Teams-alustaansa ratkaisuna lähes kaikkeen ryhmätyöskentelyyn. Mutta mikä sitten on Groups ja mihin sitä käytetään? Entä modernit tiimisivustot eli Intra, joissa tuntuu olevan lähes samat toiminnallisuudet kuin Teamsissa, mutta vähän eri lailla kuorrutettuina? Ja sitten on vielä perinteiset (klassiset) projekti- ja tiimisivustot, mikä rooli niillä on? Jos tämä kaikki hämmentää, niin ei ihme. Etkä ole yksin, niin hämmentää monia muitakin. Yritetäänpä vähän sulatella tätä soppaa.

 

Groups

Ehkä helpointa on aloittaa Groupsista. Hieman mutkia suoriksi oikoen, Groupsia voi ajatella melkeinpä vain teknisenä terminä; Microsoftin tapana niputtaa eri O365-sovelluksia ja niille annettuja oikeuksia saman sateenvarjon alle. Groups on sekä modernien tiimisivustojen (Intra) että Teams-ryhmien taustalla, ja käytännössä näet Groups-nimen ainakin Outlookissasi, johon ryhmiesi sisäiset sähköpostilaatikot ilmestyvät. Mutta muuten voit halutessasi vaikka unohtaa koko Groups-termin.

 

Modernit tiimisivustot INTRA

Modernit tiimisivustot ovat nimensä mukaisesti moderni vastine jo on-prem SharePoint-maailmastakin tutuille klassisille tiimisivustoille. Ytimessä on tutut dokumenttikirjastot, jotka on tehty responsiivisiksi, eli ne toimivat melko hyvin myös mobiililaitteissa. Tiimisivusto on myös oma, selkeä kokonaisuutensa, jonka käyttäjäoikeudet voi helposti määritellä AD-ryhmien (on-prem) tai SharePoint Online o365 Group-lla, eli uudetkin työntekijät näkevät ryhmät heti, kunhan vain kuuluvat oikeisiin AD-ryhmiin/o365, tai voidaan oikeuksia rakentaa yrityksen politiikan mukaan.
Tiimisivuston keskustelu tapahtuu Outlookin ryhmäsähköpostin avulla, eli varsinaista pikaviestimismahdollisuutta ei ole. Tosin uutisia voi kommentoida ja sivuston etusivullekin saa näkyviin kommentointitoiminnallisuuden, mutta varsinaista pikaviestimistä tämä ei vielä ole. Keskustelua voi toki käydä Yammerissakin, jolloin Yammerin keskusteluketjun saa upotettua mille tahansa tiimisivuston sivulle, sama asia koskekin Teamsi.


Moderneilla sivupohjilla tehtyjä sivustoja voi nykyisin ryhmitellä saman päänavigaation alle käyttämällä ns. hub-sivustoja. Kaikilla hub-sivuston alla olevilla sivustoilla näytetään yhteinen päävalikko, minkä lisäksi sivuston oma navigointivalikko näytetään toisen tason vaakavalikkona (ks. kuva). Hubin sivustoilla on myös yhteinen haku.


Moderneilla sivustoilla on käytettävissä jo melko laaja valikoima moderneja web partteja, kuten uutis- tai tapahtumalistauksia, hero-kuvaelementtejä ja tiedostolistauksia. Myös räätälöityjä web partteja on mahdollista tehdä SharePoint Frameworkin (SPFx) avulla.
Tiedoston haku on nyt parempi kuin koskaan, tiedostot etsiminen tapahtuu sekunnissa, etsi tiedostoja tiedoston sisällön mukaan, tekijän tai metadata avulla. Uuden ”Filter” ominaisuudella pystytään suodata tiedostoja niin että on löydettäviä jopa paljon parempi ja nopeampi.

 

Teams

Teams-ryhmän ytimessä on ryhmäkeskustelu, moderni tiimisivusto ja wiki-sivusto. Ryhmän sisällä tiedostoja ja viestintää voi lisäksi ryhmitellä kanaviin, joita voi lisäillä tarpeen mukaan. Ryhmäsivun sisäiseen vaakanavigaatioon voi lisätä myös linkkejä tiedostokirjastosta löytyviin tiedostoihin (esim. OneNote, Excel, Planner), ko. tiimisivuston modernille sisältösivulle tai jopa ulkoisille www-sivuille.
Teams-kokonaisuuteen kuuluu myös muutamia muita työkaluja, jotka eivät kiinnity niin vahvasti Teams-ryhmiin. Niitä ovat mm. pikaviestin/chat sekä näkymät henkilökohtaiseen Outlook-kalenteriin ja OneDrive-tiedostokirjastoon. Teams tulee myös korvaamaan Skypen lähiaikoina, joten Teamsilla voi hoitaa myös videoneuvottelut tarvittaessa. Teamsista on selainkäyttöisen version lisäksi olemassa myös erillinen työpöytäsovellus ja mobiiliapplikaatio.
Varsinkin pienten tiimien lyhytkestoisten projektien sisäiseen kommunikointiin Teams on usein oikein hyvä valinta. Kaikki tiimin sisäinen yhteistyö voidaan hoitaa saman käyttöliittymän kautta, työpöytäkoneella tai mobiilisti, mutta tähän iso rooli pelaa SharePoint taustalla.


Miinuspuolelta sanottakoon, että vaikka Teamsissa on paljon kaikenlaista, se muodostaa nykyisellään melko sekavan kokonaisuuden. Tuntuu siltä, että samaan käyttöliittymään on ripoteltu vähän eri tarkoituksiin tarkoitettuja työkaluja sinne tänne. Hieman hämmentävästi Teams-ryhmän perustamisen yhteydessä luodaan automaattisesti myös ryhmäsähköposti, joka näkyy Outlookin käyttöliittymässä, mutta ei itse Teamsissä. Teams-ryhmienkin ulkoasua ja toiminnallisuuksia voi automatisoida tai muokata vain hyvin rajallisesti. Lisäksi ryhmien hallinta, erityisesti käyttäjäoikeuksien hallinta, on pelkkiä tiimisivuja ongelmallisempaa koska Teams tarjoa pelkästään kaksi vaihtoehtoja ”Omistaja tai Jäsen”, mutta jos otetaan SharePoint tähän taustana niin käyttäjäoikeuksien hallinta rakennetaan siellä, jonka jälkeen käyttäjänoikeudet toimivat Teamsissa sen mukaan mitä on määritetty. Uusia jäseniä voi lisätä kutsupohjaisesti, eli uutta työntekijää ei voi liittää ryhmään automaattisesti AD/o365-ryhmätiedon perusteella. Jokainen työntekijä voi kutsua vieraita Teamsiin, rajoitus tähän on 5 vieraat per lisenssi.

 

Klassiset projekti- ja tiimisivustot

Klassisten projekti- ja tiimisivustojen kehitys on käytännössä jo loppunut. Ne eivät ole katoamassa minnekään, mutta Microsoft keskittää kaikki ryhmätyövälineiden kehityspanokset nyt Teamsiin ja moderneihin tiimisivustoihin eli SharePoint Intranetiin. Siitäkin huolimatta, klassisilla sivustoilla voi edelleen olla paikkansa uusienkin ryhmätyösivustojen alustana. Verrattuna moderniin maailmaan, klassisen maailman muokattavuus on aivan eri tasolla. Sivustoja voidaan tallentaa sivustomalleiksi, jolloin uusiin työtiloihin saadaan vakioelementit paikoilleen jo heti sivustoa luotaessa. Klassisilla sivustoilla käytetään perinteistä SharePointin hakukeskusta, jossa voidaan käyttää haun tarkentimia ja joka on muokattavissa monipuolisesti. Sivuille voidaan myös injektoida javascript-koodia, jolloin ulkoasusta saadaan enemmän oman brändin mukainen. Mukavana lisänä modernit web partit toimivat myös klassisilla sivustoilla.

Jos modernin maailman perusratkaisut eivät riitä, klassisella puolella on siis enemmän joustovaraa. Miinuspuolena on toki se, että perusratkaisu ei ole responsiivinen, eli se toimii todella heikosti mobiililaitteilla. Master-sivujen muokkaamista ei voi suositella, joten responsiivisuus joudutaan toteuttamaan javascript-injektioilla. Ja se vaatii jo melko vahvaa javascript-osaamista. Eivätkä kaikki klassiset web partit edes taivu mobiilinäytölle siedettävällä tavalla.

 

Valinnan avaintekijät?

Lopullisen ratkaisun tekemiseen kannattaa käyttää jonkin verran aikaa ja vaivaa. Minkä tahansa em. alustoista saa nopeasti käyttöön, mutta ne myös ryvettyvät yhtä nopeasti. Jos työtilaratkaisut eivät perustu hallittuun suunnitelmaan, uusia Teams- tai ryhmätyötiloja syntyy kuin sieniä sateella, eikä siitä rytökasasta löydä kohta kukaan enää mitään.

Global VoiceLink GVL Oy

Läkkisepäntie 11, 00620 HELSINKI
(09) 41 500 500

Tilaa uutiskirje

Evästekäytäntö

Sivusto hyödyntää sivuston käytön analysoimisessa esimerkiksi Google Analytics -analyysipalvelua. Sivusto myös saattaa hyödyntää evästeitä eli käyttäjän tietokoneeseen tallennettavia pieniä ekstitiedostoja palvelun istunnon hallitsemisessa ja kävijäseurannassa. Evästeet eivät vahingoita käyttäjän tietokonetta ja halutessasi voit kytkeä evästeet pois päältä selaimesi asetuksista. Evästeiden käytön estäminen voi kuitenkin vaikuttaa sivuston käyttöön.

Lisäksi sivustolla on linkkejä kolmannen osapuolen palveluihin (mm. YouTube, Twitter, LinkedIn, Facebook, iWiki). Siirryttäessä kolmannen osapuolen sivustoille, saattavat kyseiset sivustot kerätä käyttäjätietoja omien ehtojensa mukaisesti.