Mitä hybridityö on?
Tämän päivän työelämässä et voi välttyä kuulemasta sanaa ”hybridityö.” Hybridityöllä tarkoitetaan sitä, että osa ihmisistä tekee työtä perinteiseen tapaan toimistolla kun taas osa ihmisistä tekee työtä etänä eli joustavasti esimerkiksi kotoa käsin.
Hybridityössä kokoustila on mukana siellä missä ikinä liikutaankin; työpaikalla, autossa, työmaalla, työmatkalla, kotona ja jopa kesämökillä. Työ ja näin ollen kokoustaminenkaan, ei ole enää paikkasidonnaista, vaan työntekijän on mahdollista liittyä kokoukseen olin- ja asuinpaikastaan riippumatta, vaikka toiselta puolelta maailmaa. Yhteys onnistuu niin tietokoneella kuin puhelimellakin – kunhan laitteet ja yhteydet toimivat odotetulla tavalla, ja niitä osataan käyttää oikein.
Hybridityön hyödyt
Parhaimmillaan etä- ja lähityön yhdistämisellä mahdollistetaan monelle työntekijälle joustava ja aikaa säästävä tapa tehdä töitä ja osallistua palavereihin kotoa tai vaikkapa työmaalta käsin. Enää ei ole välttämättä tarpeen matkustaa työpaikalle, vaan sama työ hoituu kätevästi omalta kotitoimistolta, tai palaveri vaikkapa autosta käsin. Ajansäästö onkin yksi hybridityön merkittävimmistä eduista, mutta oikeanlaisella johtamisella ja työtä uudelleen organisoimalla voidaan lisätä myös työn tehokkuutta. Samalla kun yritys hyötyy säästämällä aikaa ja lisätessään työtehokkuutta, tulee se siinä sivussa toimineeksi myös vastuullisesti ympäristön kannalta.
Mitä hybridityöllä voidaan saavuttaa?
– Ajansäästö. Hybridimallin ansioista ihmisten on helpompi löytää yhteistä aikaa kalentereistaan, kun ylimääräiset siirtymät kokousten ja asiakaspalaverien välillä jäävät pois.
– Työtehokkuus. Hybridityön avulla voidaan lisätä työn tehokkuutta. Sen avulla saumaton yhteistyö saadaan onnistumaan paikasta riippumatta ja siirtymiin aiemmin käytetty aika voidaan käyttää työn tekemiseen. Työntekijöille, joille avokonttori on liian meluisa, ja aiheuttaa katkoksia työskentelyyn, voi osittainen etätyö olla ratkaisu työskentelyyn yrityksessä.
– Kestävä kehitys. Kilometrit ja päästöt vähenevät, kun ihmisiä ei jouduta kuljettamaan samaan huoneeseen kokousta tai tapaamista varten, vaan palaveri onnistuu etäyhteydellä sieltä missä ihmiset milloinkin ovat.
Hybridimallin haasteet - kuinka ne ratkaistaan
Hybridityöllä voidaan saavuttaa monia hyötyjä, mutta etätyön lisääntyminen aiheuttaa myös erilaisia haasteita. Haasteet voidaan kuitenkin kääntää voitoksi oikeanlaisilla ratkaisuilla. Esimerkiksi laitteiden ja etäyhteyden toimivuus on erittäin tärkeää kokousten sujuvuuden kannalta. Asianmukaisten ja etätyöhön soveltuvien työvälineiden avulla kokoustaminen saadaan toimimaan ilman turhia häiriöitä. Koulutuksen avulla ihmiset saadaan tutuiksi työvälineidensä kanssa, mikä lisää edelleen työn sujuvuutta ja tehokkuutta.
Kun toimintatapoja ja työkaluja päivitetään tähän päivään, saadaan työnteosta kaikille sujuvampaa, jolloin voidaan keskittyä kokouksiin ilman ylimääräisiä katkoksia. Arkipäivän videoneuvotteluongelmat ovat ratkaistavissa helposti asianmukaisilla laiteratkaisuilla sekä koulutuksella eli opastamalla työntekijät esimerkiksi Teamsin käyttöön.
Miten päivität etätyö- ja kokousratkaisut tähän päivään
Hybridimallilla työstä saadaan parhaimmillaan toimivaa, aikaa säästävää ja joustavaa. Jotta nämä edellä mainitut asiat toteutuisivat, olisi tärkeää kiinnittää huomiota erityisesti seuraaviin asioihin:
-Laitteet. Toimiviin etäyhteyksiin tarvitaan oikeanlaista tekniikkaa. Asianmukaiset etätyölaitteistot, hyvät näytöt langattomilla kuvanjakamisominaisuuksilla ja laadukkaat äänentoistolaitteet takaavat, että kokoukset onnistuvat ilman keskeytyksiä.
-Työvälineet. Hyvät mikrofoni- ja kaiutinjärjestelmät sekä vastamelukuulokkeet varmistavat, että neuvottelut onnistuvat myös kotitoimistolta asianmukaisesti ja laadukkaasti.
-Kokoustilojen äänieristys. Neuvottelutilojen äänieristyksellä varmistetaan palaverien sujuvuus ilman taustamelua.
-Kokoustilan laitteiston sijoittelu. Laitteiden, kuten videotykin oikealla sijoittelulla kokoustilassa varmistetaan hyvä käyttäjäkokemus ja näkyvyys kaikille osallistujille.
-Koulutus. Työntekijät opastetaan uusien järjestelmien ja työvälineiden, kuten Teamsin käyttöön, jolloin aktiivinen osallistuminen etäkokouksiin on helpompaa, ja palaveri sujuu ilman keskeytyksiä.
Uutta laitteistoa hankittaessa on oleellista, että ne mietitään käyttötarkoitus sekä käytössä oleva tila huomioiden. Esimerkiksi erilaisten kuvapintojen koko on mitoitettava huoneen koon ja katseluetäisyyden mukaan. Oletko tullut ajatelleeksi, että äänieristyksen lisäksi myös huoneen valoisuudella, videotykin sijoittelulla ja esimerkiksi näytön häikäisysuojalla on todella paljon merkitystä?
Yhteenveto
Mikäli yrityksesi suunnittelee etätyö- ja kokouslaitteiston päivittämistä, me VoiceLinkillä autamme sinua onnistumaan. Paikan päällä tehtävän veloituksettoman kartoituksen avulla huomioidaan jokaisen tilan yksilölliset ominaisuudet, ja löydetään yhdessä juuri teille sopivimmat ja toimivimmat ratkaisut. Varaamalla ilmaisen IT-kartoituksen saat ammattilaisen mielipiteen nykytilanteesta ilman että sinun tarvitsee sitoutua mihinkään.